Administrative Assistant

Die Rabobank Frankfurt ist die deutsche Niederlassung der international führenden niederländischen Rabobank‑Gruppe, einem globalen Finanzinstitut mit starkem Fokus auf die Agrar-, Lebensmittel- und Energiesektoren.

Als spezialisiertes Institut im Corporate- und Investment‑Banking unterstützt die Rabobank Unternehmen bei komplexen Finanzierungsvorhaben für international agierende Firmen.

Die Bank verfolgt die strategischen Leitlinien „Banking for Food“ und „Banking for Energy“, mit denen sie einen aktiven Beitrag zur globalen Ernährungssicherheit und zur nachhaltigen Energiewende leistet.

In unserem motivierten und wertschätzenden Team freuen wir uns auf deine Verstärkung als Administrative Assistant in Vollzeit zum schnellstmöglichen Zeitpunkt.

Das erwartet dich in deiner Rolle

Als Administrative Assistant bist du die verlässliche, souveräne und bestens organisierte zentrale Unterstützung im Tagesgeschäft sowie für alle Stakeholder. Mit deiner ausgeprägt strukturierten Arbeitsweise, deiner hohen Eigenständigkeit und einem starken Selbstbewusstsein behältst du auch in herausfordernden Momenten die Kontrolle – selbst dann, wenn Prioritäten sich spontan ändern.

Dein ausgeprägtes Organisationstalent, kombiniert mit exzellenter Kommunikationsstärke, ermöglicht es dir, den Empfang professionell zu betreuen, Besucher souverän zu koordinieren und jederzeit einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens zu vermitteln. Darüber hinaus verantwortest du gemeinsam mit dem Team das Office Management und sorgst dafür, dass unser Arbeitsumfeld optimal organisiert ist.

Key Responsibilities:

Kalender- und Meetingmanagement

Du koordinierst Termine, unterstützt bei der Abstimmung von Meetings und sorgst für eine strukturierte Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Reise- und Abrechnungsmanagement

Du übernimmst die Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Geschäftsreisen und beantragst A1‑Bescheinigungen sowie BahnCards. Zusätzlich bereitest du Bewirtungen zur Versteuerung vor und stellst die vollständige Dokumentation sicher.  Die Vorbereitung, Durchführung & Nachbearbeitung der Reiseabläufe ist durch dich sichergestellt.

Event- und Hospitality Management

Du organisierst & koordinierst unterstützend im Team Business Lunches/Dinner, pflegst Eventlisten, Terminkalender und unterstützt ggf. bei Anmeldungen zu Veranstaltungen.

Besetzung und Organisation des Empfangsbereichs

Du bist erste Anlaufstelle für Besucher:innen, koordinierst Termine im Vorfeld und sorgst für einen professionellen und serviceorientierten Empfang.

Dabei stellst du sicher, dass sich Gäste jederzeit willkommen fühlen und trägst aktiv zu einer positiven Außenwirkung des Unternehmens bei.

Office- und Dokumentenmanagement

Für ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld ist durch dich gesorgt. Dazu zählt unter anderem die Verwaltung und Bestellung von Büro- und Arbeitsmaterialien sowie die Sicherstellung eines gut ausgestatteten Küchen- und Gemeinschaftsbereichs. Außerdem stimmst du dich mit internen und externen Dienstleistern ab.

Ergänzend dazu arbeitest du mit gängigen Office-Tools und internen Systemen, pflegst Daten und Übersichten und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben. Darüber hinaus wirkst du bei kleineren Projekten sowie organisatorischen Sonderthemen mit und unterstützt das Team flexibel dort, wo Bedarf entsteht.

Damit überzeugst du uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise bereits mit Verantwortung für mindestens zehn Mitarbeitende.
• Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS‑Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel & Teams), SharePoint von Vorteil
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache sowie ein professionelles, serviceorientiertes Auftreten.
• Hohe Zuverlässigkeit, Loyalität und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.

Das kannst du bei uns erwarten:

• Hybrides Arbeitsmodell für eine gesunde Work‑Life‑Balance – inklusive Home‑Office‑Option (mit monatlicher Pauschale) und moderner technischer Ausstattung.
• Attraktives Vergütungspaket sowie betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen.
• Großzügige Auszeiten: 30 Urlaubstage plus die Möglichkeit, bis zu 30 Tage pro Jahr aus dem Ausland zu arbeiten.
• Beste Lage im Herzen Frankfurts – ein Parkplatz ist inklusive.
• Modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischer Ausstattung, kostenlosen Getränken, frischem Obst und Essensgutscheinen.
• Exklusive Mitarbeitendenvorteile sowie vielfältige Weiterbildungs‑ und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Flexible Zusatzleistungen: wähle zwischen Fahrtkostenzuschuss, Bike‑Leasing, Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder zwei zusätzlichen Urlaubstagen.
• Gesellschaftliches Engagement: zwei bezahlte Tage pro Jahr für freiwillige Tätigkeiten.

Wir unterstützen nicht nur unsere Kundinnen und Kunden dabei, erfolgreich zu wachsen – wir fördern auch unsere Mitarbeitenden, damit sie ihr volles Potenzial entfalten können. Vielfalt ist für uns ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Wir schaffen ein integratives Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen, Respekt und echter Wertschätzung basiert. Ein Ort, an dem jede Person so sein kann, wie sie ist, und ihre individuellen Erfahrungen, Hintergründe und Kompetenzen einbringen kann.

Wir möchten unsere Mitarbeitenden dabei unterstützen, sich sowohl beruflich als auch persönlich wohlzufühlen. Deshalb stellen wir umfassende Angebote rund um Gesundheit, Wohlbefinden und persönliche Entwicklung bereit. Unser Anspruch ist es, eine nachhaltige, sinnstiftende und kollegiale Arbeitsumgebung zu gestalten – damit jede und jeder versteht, welchen Beitrag sie oder er zu unserer Mission leistet und täglich die beste Version seiner selbst in unsere lebendige Community einbringen kann.

Klingt spannend und ist genau das Richtige für dich?

Apply now - vorzugsweise über unsere Website – mit deinem frühestmöglichen Startdatum sowie deiner Gehaltsvorstellung.

Deadline für Bewerbungen ist der 30. Juni 2026 (due to high volume of applications this advert may close prior to the posted close date). Bewerbungen via LinkedIn Nachricht oder E-Mail werden nicht berücksichtigt, bitte über den offiziellen Link oder die Website bewerben.

Für mehr Informationen oder Fragen, kontaktiere gerne das HR Team über fm.de.frankfurt.hr@rabobank.com.