Videovergaderen: hoe pak je dat aan?
Tips voor een prettige online vergadering.
Nu we zoveel mogelijk thuiswerken, vinden onze overleggen ook voornamelijk digitaal plaats. Hoe maak je van een videovergadering een prettige ervaring? We helpen je op weg met een aantal handige tips.
Sinds de coronacrisis werken we massaal thuis. Tenminste, in bepaalde sectoren. Uit onderzoek van de Rabobank blijkt dat 89 procent van de economie op anderhalve meter kan draaien en 43 procent zelfs volledig vanuit huis. In sommige sectoren is het eenvoudiger om thuis te werken dan andere. Met name in de financiële sector, IT en zakelijke dienstverlening kan veel vanuit huis worden gedaan. Ook bij de Rabobank werken we grotendeels vanuit huis. Naast dat we bijvoorbeeld onze sollicitatiegesprekken volledig online voeren, vinden ook alle andere vergaderingen digitaal plaats.
Waar moet je rekening mee houden bij videovergaderen, wat vraagt dit van jou en je collega’s en hoe maak je van een videovergadering een prettige ervaring? We maken het duidelijk aan de hand van een aantal tips.
Tip 1.
Zorg voor een duidelijke structuur; gebruik een check-in en een check-out.
De rol van de voorzitter is bij online vergaderen nog belangrijker dan bij reguliere vergaderingen. Net als bij vergaderen face-to-face maak je een agenda en stuur je deze op tijd rond. Zo weet iedereen van tevoren welke onderwerpen aan bod komen en hoe lang deze bespreking (ongeveer) gaat duren. De vergadering begint vervolgens met een check-in. Iedereen geeft kort antwoord op de vraag hoe zij zich voelen en wat de verwachtingen zijn van deze bijeenkomst. Aan het einde van de bespreking vat de voorzitter de vergadering kort samen en sluit hij af met de check-out. Hierbij geven alle deelnemers aan hoe zij de meeting ervaren hebben en wat zij er uit meenemen.
Tip 2.
Maak slim gebruik van de techniek: verberg jezelf op het beeldscherm.
Videoconferencing vraagt om een andere manier van communiceren. In plaats van dat je met z’n allen in een ruimte zit en elkaar aankijkt, zit je achter je computer en kun je elkaar niet goed in de ogen kijken. Videovergaderen is hierdoor vele malen intensiever en vermoeiender is dan face-to-face overleggen.Virtuele interacties blijken extreem moeilijk te verwerken door onze hersenen. Het fenomeen dat videovergaderen erg vermoeiend kan zijn staat inmiddels bekend onder de naam ‘Video Call Fatigue’ of ‘Zoom Fatigue’.
Wat helpt is zo min mogelijk afleiding en een zo natuurlijk mogelijke omgeving. In normale vergaderingen zit je ook niet naar je eigen gezicht te kijken, dus verberg de video van jezelf op je beeldscherm. Dit helpt je beter te kunnen focussen op je gesprekspartners. Gebruik je Microsoft Teams, dan kun je in de Together Mode de deelnemers aan een videovergadering aan een virtuele vergadertafel of in een collegezaal plaatsen. Zo kun je veel natuurlijker met elkaar communiceren.
Tip 3.
Onderbreek anderen zo min mogelijk; zet je microfoon uit wanneer je niet praat.
Probeer niet tegelijk met een ander te praten. Het geluid bij een videovergadering komt via één verbinding binnen en dat maakt het gesprek moeilijk te volgen wanneer iedereen door elkaar heen praat. Wanneer je zelf niet praat, zet dan je microfoon uit. Leer de snelkoppeling uit je hoofd, dan kun je snel schakelen mocht dat nodig zijn. De voorzitter speelt ook hier een belangrijke rol: hij geeft de deelnemers een voor een het woord en houdt in de gaten wanneer iemand iets wil toevoegen. Maak gebruik van de ondersteuning die de software hierbij biedt. In Microsoft Teams bijvoorbeeld kun je op het icoon met het handje klikken. Iedereen ziet dan het handje en jouw naam in beeld staan, waarmee je zonder iets te hoeven zeggen aangeeft dat je iets wilt toevoegen.
Tip 4.
Maak de discussie interactief en levendig.
Al deze afspraken en regels hoeven er gelukkig niet voor te zorgen dat je geen pittige discussie meer kunt voeren. Hoe maak je van een online vergadering toch een actieve, levendige bijeenkomst? Zet de techniek in en maak slim gebruik van de chat of spreek af om gebarentaal te gebruiken om snel anderen te laten weten hoe jij erin zit.Ben je een beetje handig, dan kun je in Lens Studio een Snapchat videolens maken die jouw handgebaren aanvult met een afbeelding, bijvoorbeeld als striptekening.
Je spreekt bijvoorbeeld af dat je je hand opsteekt als je iets wilt toevoegen, je handpalm laat zien bij bezwaar of een duim opsteekt wanneer je het ergens mee eens bent. Zet een link naar de handgebaren of afspraken in de agenda die je rondstuurt. Zo kan iedereen het vooraf lezen en zich eigen maken. Wanneer jullie allemaal op de hoogte zijn van welke gebaren je waarvoor inzet, dan kan de vergadering beginnen!